Als leidinggevende kom je sowieso wel eens in een situatie waar het gaat over loopbanen. Een medewerker is uitgekeken op haar job en hoopt dat jij een oplossing kan bieden. Iemand anders vraagt wat moet gebeuren om opslag te krijgen en dat kan alleen in een job met meer verantwoordelijkheid. En daar sta je dan, een beetje bedremmeld, want de oplossingen hiervoor schud je niet zomaar uit je mouw. Een optie is je verstoppen achter de kast of het gesprek snel afhaspelen maar dat is geen goed idee: zinvolle loopbaangesprekken zorgen dat mensen veel minder snel vertrekken of mentaal afhaken. Maar geen nood! Met deze tips maak je er zinvolle gesprekken van.
1. Zorg voor duidelijkheid over objectief en rollen
Het kan best dat jij met de beste bedoelingen eens open over de toekomst van je medewerker wil praten maar dat die daar angstig en defensief van wordt en denkt dat jij hem niet meer in je team wilt. Anderzijds denken veel medewerkers dat het jaarlijkse formele loopbaangesprek gesprek eruit bestaat dat ze een verlanglijstje op je bureau leggen en dat jij vervolgens moet zorgen voor die opleiding, opslag of carrièremove die ze voor ogen hebben. Dat heb jij als leidinggevende niet allemaal in de hand maar als je medewerker dat wel verwacht eindigt het geheel vaak met een hoop frustraties.
De oplossing ligt in duidelijkheid. Leg uit waarom je dit gesprek wilt en waar de rollen en verantwoordelijkheden liggen. Bijvoorbeeld: "Nu we met ons team voor heel wat uitdagingen en veranderingen staan wil ik het eens hebben over welke richting jij verder uit wil gaan en welke rol je wil opnemen en hoe je daar kan geraken." Hier zorg je dat je medewerker zelf aan het stuur blijft door niet te zeggen dat je ook gaat zorgen voor de oplossing. Of nog: "We zitten samen omdat jij hebt aangegeven dat het werk boven je hoofd groeit. Laat ons samen uitzoeken wat er speelt en wat oplossingen zouden kunnen zijn." Hier bied je een luisterend oor en ga je op zoek naar oplossingen die in de organisatie kunnen liggen maar ook in de aanpak van je medewerker zelf.
2. Vertrouwen is essentieel
Zelfs met een duidelijk gekaderd gesprek kan het gebeuren dat je medewerker die het achterste van haar tong niet wilt laten zien. Want door te zeggen dat ze eigenlijk wel eens iets anders wil doen trapt ze misschien op de tenen van haar leidinggevende, of vinden ze haar pretentieus, … En jij vindt het als leidinggevende misschien ook niet gemakkelijk om te zeggen dat je denkt dat wat ze zoekt niet echt iets voor haar is, of dat ze daar eerst nog wat watertjes voor moet doorzwemmen. Misschien is ze dan op haar tenen getrapt?
Dit soort coachende gesprekken werkt pas als er vertrouwen is. Vertrouwen opbouwen vraagt tijd en consistentie, maar dat is geen reden om er niet meteen aan te beginnen. Een loopbaangesprek is een ideaal moment om hieraan te bouwen.
Het belangrijkste is dat je echt geeft om de persoon die je voor je hebt zitten. Soms voelen mensen zich een nummertje of een ‘human resource’ en een goed loopbaangesprek gaat dat tegen. Luister met echte interesse en met empathie – je hoeft op dit moment niet te oordelen over je medewerker, enkel te begrijpen.
Geef eerlijke feedback waar je medewerker iets aan heeft en met als doel hem te doen groeien. Wees ook eerlijk over jezelf, als leidinggevende hoef je geen superman of -woman te zijn, gewoon jezelf is goed genoeg.
Stel jezelf de vraag waarom je medewerker je zou moeten vertrouwen. Zorg dat je geen verborgen agenda hebt, houd vertrouwelijke informatie confidentieel. Maak geen beloften die je niet kan houden (vb: ‘ik zorg wel voor die loonsopslag’), maar kom de afspraken die je wel maakt zorgvuldig na.
3. Stel vragen
Het is niet aan jou om stappen te zetten in de loopbaan van je medewerkers, maar je kan hen wel stimuleren om dat zelf goed in handen te nemen. Daarvoor kan je werken rond vier loopbaanvaardigheden die dit ondersteunen.
De eerste is doelgerichtheid: je kent je sterktes en waarden en vertaalt die in een visie op je loopbaan. Vragen die je hierbij kan stellen zijn: Welke richting wil jij geven aan je huidige functie en/of je loopbaan? Wat zijn jouw top 3 motivatoren? Wat is voor jou belangrijk bij het kiezen voor een job?
De tweede is aanpassingsvermogen, het zien van evoluties in je vakdomein en de mogelijkheden die ze bieden. Vragen hiervoor zijn: Welke 2-3 evoluties zie jij in de organisatie of in jouw vakgebied en welke impact heeft dat voor jouw job? Wat doe jij om voeling te krijgen met hoe onze organisatie en ons vakgebied evolueren?
De derde is zelfinitiatie die je helpt om kansen naar je toe te trekken. Vraag bijvoorbeeld: Hoe zorg je dat anderen jouw sterktes en successen leren kennen? Welke concrete initiatieven zal je nemen om jouw verwachtingen te realiseren?
Tot slot is er mobiliteit die maakt dat je durft de sprong te wagen naar een nieuwe omgeving als het moment daar is. Vragen hierover zijn: “Hoe sta je tegenover een verandering van functie of afdeling? “; “Van welke andere functie of afdeling zou je eens willen ‘proeven’? Hoe zou je dat kunnen doen?”
4. LSD, een wondermiddel
Eén van je rollen als leidinggevende is die van coach (naast een strategische en een operationele rol). Dit betekent niet dat je een professionele coach hoeft te zijn maar wel dat je een rol hebt in de ontwikkeling en het welzijn van de mensen in je team. Uiteindelijk is iedereen natuurlijk zelf verantwoordelijk voor zijn ontwikkeling en welzijn, als coach ga je dat niet overnemen, maar er wel aandacht voor hebben en actie stimuleren. Dat doe je door vragen te stellen, niet in eerste instantie omdat je zelf het antwoord wilt kennen, wel om je medewerkers tot inzichten te brengen.
En hier komt LSD op de proppen: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen als basis voor een goed coachend gesprek.
Iemand die aandachtig naar je luistert is een goede hulp om zelf je gedachten op een rijtje te krijgen. Door dan nog eens een samenvatting terug te krijgen wordt het nog meer helder en kan je bepalen of het goed is overgekomen. Het doorvragen maakt dan weer dat je nog wat verder gepusht wordt om de dingen goed te overdenken.
Coachen hoeft dus echt niet moeilijk of zwaar te zijn, deze eenvoudige gesprekstechniek helpt je al een heel eind op weg. Dat betekent niet dat je een professionele coach kan of moet zijn. Als dat nuttig lijkt kan je kan ook doorverwijzen, bijvoorbeeld naar bijvoorbeeld HR of een professionele begeleiding.
5. POP
Ken je dat, zo’n goed gesprek waar je deugd van hebt maar achteraf niet echt weet wat er is afgesproken zodat je een paar weken of maanden weer exact hetzelfde gesprek krijgt?
Je maakt het loopbaangesprek minder vrijblijvend door het te vertalen in een persoonlijk ontwikkelingsplan. Het sterkst is als je medewerker dit opschrijft. Wat waren de belangrijkste conclusies uit jullie gesprek en 1 of enkele concrete acties inclusief timing en gewenst resultaat. Hoe concreter en hoe sneller hoe beter. De opvolging van dit POP wordt dan de basis voor een volgend gesprek.
Reactie plaatsen
Reacties